Acceptatiecriteria laten zien waar aan moet zijn voldaan om een systeem in gebruik te nemen. Als je acceptatiecriteria vroeg en duidelijk opstelt voorkom je problemen vlak voor livegang.

Wat zijn acceptanten?

Acceptatiecriteria komen vanuit de acceptanten. Dit zijn de personen die beslissen of het systeem live gaat. Het zijn de eindverantwoordelijken voor het systeem of de processen die afhankelijk zijn van het syteem. Vaak zijn er meerdere acceptanten: leidinggevenden van afdelingen die het nieuwe systeem gebruiken of managers van beheerafdelingen zijn typische acceptanten.

Acceptatiecriteria en eisen

Er zijn natuurlijk ook eisen, die beschrijven wat een product moet kunnen. Bijvoorbeeld dat er een controle op een IBAN-nummer moet plaatsvinden. In de acceptatiecriteria staat dan wat de acceptant aangetoond wil hebben, zodat hij weet dat aan de eisen is voldaan en dat hij vol vertrouwen het systeem kan aanvaarden. Dit kan bijvoorbeeld zijn: een volledig uitgevoerde test van de functionele eisen waarna geen bugs meer open staan, een specifieke controle van een bepaald resultaat, een demonstratie of een draaiboek voor de uitrol die is uitgevoerd op de testomgeving.

Waar moeten acceptatiecriteria aan voldoen?

Acceptatiecriteria moeten voldoende gedetaileerd zijn:
Dus niet: “het systeem moet voldoende kwaliteit hebben”
Maar: “varianten A en B moeten zijn uitgevoerd en met succes afgerond”.

Zo begrijpt een programmeur beter wat hij moet programmeren en weet een tester beter welke testgevallen hij moet uitvoeren. Acceptatiecriteria moeten ook zo vroeg mogelijk bekend zijn. Vroege en concrete acceptatiecriteria vergoten de kans op een kwalitatief goed systeem en een succesvolle implementatie.

Hoe stel je acceptatiecriteria op?

Functioneel beheerders zijn goede kandidaten om acceptatiecriteria op te halen bij de acceptanten. Functioneel beheerders hebben namelijk zowel kennis van de processen als het systeem. Vaak zijn zij daarom gedelegeerd acceptant: de acceptant zal op hun ervaring en kennis vertrouwen als het om accepteren gaat.

Acceptatiecriteria stel je op door te vragen wat de acceptant wil zien of aangetoond wil hebben zodat hij genoeg vertrouwen krijgt. Leg haar voor wat je van plan bent te doen (bijvoorbeeld de testen die je gaat uitvoeren) en vraag haar of dat voldoende is. Vraag haar na te denken over het gebruik door haar medewerkers: wat hebben zij nodig? Hebben ze genoeg kennis? Weten ze genoeg van het systeem en de laatste wijzigingen? Hoe wil ze getoond hebben dat dit voldoende geregeld is?

Wanneer accepteren?

Acceptatiecriteria zijn het instrument om nare verrassingen aan het eind van een project te voorkomen. Als halverwege een project al aan een acceptatiecriterium is voldaan kun je dit al demonstreren aan de acceptant. Je creëert dan al vertrouwen in het product.

Koester je acceptant en geef haar gelegenheid het project gunstig te beïnvloeden zodat het laatste acceptatiemoment soepel verloopt.