Sinds kort maakt Rijnstate, het topklinisch ziekenhuis van Arnhem en omstreken, gebruik van Supportbook om zijn functioneel beheer te vereenvoudigen. Afdelingshoofd Harm Lodewijk en functioneel beheerder Frank van der Weerd leggen uit waarom deze service het werk makkelijker maakt. “Supportbook biedt handvatten om als functioneel beheerder je vak beter uit te oefenen.”

Het is bepaald geen kleintje, het topklinische ziekenhuis Rijnstate in Arnhem. De hoofdlocatie telt 750 bedden en biedt vrijwel alle medische specialismen, terwijl er ook in Zevenaar en Velp nog twee locaties zijn. Totaal lopen er zo’n 6.500 medewerkers rond, waaronder meer dan vijfhonderd artsen (in opleiding). Rijnstate heeft vrijwel alle processen in de zorg gedigitaliseerd, waarvoor het gebruikmaakt van het ChipSoft-programma Ezis. Zo kunnen alle specialismen hun eigen medisch EPD gebruiken en is er ook een verpleegkundig EPD.

Die functionaliteiten, gekoppeld aan de omvang van de organisatie, vraagt natuurlijk om solide functioneel beheer. Rijnstate heeft daarvoor Harm Lodewijk in dienst, hoofd van de afdeling voor centraal functioneel beheer en zorginformatie. Hij doet dit samen met zestien collega’s, waaronder Frank van der Weerd. De afgelopen maanden hebben zij voor Rijnstate de mogelijkheden van Supportbook uitgeprobeerd. En met succes, want het ziekenhuis heeft besloten het pakket aan te schaffen.

Regressietest

Van der Weerd legt uit waarom de online service zijn werk makkelijker maakt. “In Supportbook heb je alle informatie in één scherm bij elkaar. Voorheen moesten we deze overal vandaan schrapen, zoals het forum van Ezis, supportcalls van ChipSoft en zelfs uit Sharepoint. Daarnaast verbetert Supportbook de beheersing van het testtraject. ChipSoft levert namelijk zijn bugfixes en nieuwe functionaliteiten samen uit in de hotfixes, wat een uitdaging is voor het functioneel beheer. Met Supportbook kunnen we een beter onderscheid maken tussen de progressie- en regressietest en deze beter uitvoeren.”

Bovendien biedt de service een betere blik op de werking van alle nieuwe SIF’s. Van der Weerd: “De verantwoordelijkheid blijft natuurlijk bij de tester liggen, want die moet akkoord geven. Maar Supportbook leidt je er echt langs en biedt meer inzicht.” Die grondigheid vereiste ook een aanpassing bij Rijnstate. “We testen nu uitgebreider, en dus moet er meer tijd aan besteed worden. Gelukkig is dat een goede ontwikkeling.”

Handvatten

Lodewijk benadrukt dat Supportbook het werk van een functioneel beheerder een stuk makkelijker maakt. “Zonder deze dienst moet hij anders omgaan met releasenotes, krijgt hij minder informatie, en moet hij meer zoekwerk verrichten. Met Supportbook kunnen we nu in één keer alle nieuwe functionaliteiten bij een update bekijken en testproducedures makkelijker uitvoeren.“

Ook levert Supportbook informatie van andere organisaties. Dat is voordelig voor Van der Weerd, want hij kan nu zien wat de ervaringen van anderen zijn met nieuwe SIF’s. “Zijn ziekenhuizen akkoord gegaan, of ondervonden zij problemen? Als anderen zeggen dat een bepaalde update problemen veroorzaakt, dan weten we dat we goed op moeten letten. Maar kijk uit! Als vijf anderen akkoord zijn gegaan, betekent dat niet dat de update automatisch goed werkt. Een wijziging kan voor elk ziekenhuis anders uitpakken.”

De laatste grote pre is volgens Lodewijk dat Supportbook het veel makkelijker maakt om na te gaan of in een nieuwe release je aangekaarte probleem is opgelost. “Supportbook geeft een signaal als de gewenste SIF uitgeleverd is. Al die functies zijn handvatten om als functioneel beheerder je vak beter uit te oefenen.”

Gezamenlijk profijt

Natuurlijk ging het topklinische ziekenhuis niet over één nacht ijs. Lodewijk: “We hebben het product eerst een aantal weken op de proef gebruikt. Die ervaring was positief, en dus hebben we ons management verteld dat we Supportbook willen aanschaffen.” Van der Weerd benadrukt dat hij tijdens die testperiode uiterst tevreden was over de relatie en communicatie met het team achter Supportbook. “Er werd zeer adequaat, snel en vriendelijk gereageerd op onze vragen en onduidelijkheden. Team Supportbook streeft daarnaast aantoonbaar continu naar verbeteringen. Ik ben ook daarom zeer tevreden.”

Lodewijk was bovendien gecharmeerd van het gemak van de testperiode. “Je kunt zonder problemen Supportbook op de proef gebruiken. Bovendien krijg je direct de volledige versie ter beschikking. Dat straalt vertrouwen uit en laat zien dat men overtuigd is van het product.”

En dus besloot Rijnstate om Supportbook officieel in gebruik te nemen. Het duo hoopt nu dat zoveel mogelijk andere ziekenhuizen overstag gaan. Beiden raden de software namelijk ten zeerste aan, plus dat Supportbook steeds beter wordt naarmate meer instellingen hun resultaten delen. Van der Weerd: “Hier kunnen ziekenhuizen gezamenlijk profijt van hebben. Samen maak je het product beter. Hoe meer mensen hieraan meedoen, des te beter.“

Lodewijk heeft daarbij nog een tip voor zijn collega’s in andere ziekenhuizen. “Ik raad Supportbook vooral aan voor ziekenhuizen die hun testproces nog moeten vormgeven. Zeker voor hen is dit een heel goed instrument.”