Supportbook automatiseert de verantwoording van Horizontaal Toezicht!

Voor grip en efficiency tijdens het verantwoordingsproces (fase E) van Horizontaal Toezicht, is een goed ingerichte controle-organisatie van cruciaal belang. Met de applicatie Supportbook in huis, is iedere organisatie in staat om in een handomdraai een beheersbaar verantwoordingsproces te realiseren!

Supportbook faciliteert het interne auditproces middels het testen en controleren (aantoonbare werking) van de beheersmaatregelen. Supportbook richt controle-organisaties in, genereert controleplannen en biedt controles geautomatiseerd aan op elk gewenst niveau binnen de organisatie. Uiteraard zijn de controleresultaten en audit trails aantoonbaar en inzichtelijk middels heldere dashboards en/of rapportages. Vanuit één applicatie wordt Horizontaal Toezicht geborgd tot in de haarvaten van de organisatie en behoren ingewikkelde Excelsheets tot het verleden!

De crux van Horizontaal Toezicht zit in de verantwoording

Horizontaal Toezicht is geen rocket science. Kortgezegd omvat Horizontaal Toezicht twee afzonderlijke aspecten: verslaglegging (Plan + Do) en controles (Check + Act). Oftewel: het implementeren en borgen van de PDCA cyclus binnen de organisatie.

Door het opstellen van een businesscase, het invullen van het instapmodel, het uitvoeren van verbeteracties en de inrichting van het control framework (van hoofd- en deelprocessen met beheersdoelstellingen, naar risico’s en beheersmaatregelen) verschaft een organisatie zich de status HT-ready.

De stappen A t/m D worden feitelijk éénmalig (beheer uitgezonderd) doorlopen en beschreven vastgelegd, waarna verantwoording plaatsvindt middels Horizontaal Toezicht. Juist fase E, de verantwoording, is een blijvend en jaarlijks terugkerend onderdeel in de bedrijfsvoering met een wezenlijk belang: voldoet de organisatie aan de gestelde compliance eisen en is de organisatie aantoonbaar in control qua beheersing en verantwoording?

Professioneel compliance management reduceert de lasten en kosten!

Stakeholders (raden van bestuur, verzekeraars en accountants) verwachten de komende jaren van iedere organisatie verdere professionalisering in beheersing en compliance management. Grip, veiligheid, transparantie en vertrouwen zijn daarbij leidend en dienen goed geborgd te worden.

Juist binnen het verantwoordingsproces van Horizontaal Toezicht, zien steeds meer organisaties kansen om deze doelstellingen te realiseren. Zij beseffen zich dat (het nog veelvuldig gebruikte) Excel niet meer zal voldoen aan de nieuwe standaarden en het verantwoordingsproces onnodig complex en onoverzichtelijk maakt. Handmatig uitgezette controles ondermijnen de uniformiteit, zijn foutgevoelig, lastig en tijdrovend in het beheer en ook moeilijk te controleren. Juist deze factoren vormen direct een groot risico voor de kwaliteit van het verantwoordingsproces!

De vraag naar betrouwbare, slimme software die processen verder automatiseert neemt dan ook sterk toe. De juiste software stelt organisaties in staat om processen strakker in te richten, beter te beheren en (desgewenst) te automatiseren.

Software levert daarbij nog een ander groot voordeel, namelijk stabiliteit. Betrouwbare software verschaft niet alleen meer duidelijkheid en uniformiteit, maar maakt organisaties ook minder onzeker en kwetsbaar door beter multidisciplinair samen te werken in de keten. Een toename van wendbaarheid dus en een afname van inefficiënt handelen! Dat levert direct een forse besparing op in tijd (minder administratie), foutgevoeligheid (minder herstelwerkzaamheden) en beheer (meer geautomatiseerd).

Daarnaast zeggen stabiliteit en grip iets over “de mate van zekerheid”, hetgeen het fundament vormt voor Horizontaal Toezicht en de benodigde assurance verklaringen. Met name het behalen en behouden van een assurance verklaring type 2 (gericht op de werking van de beheersmaatregelen) toont jaarlijks (!) aan in welke mate de organisatie zijn hoge risico’s beheerst en kan verantwoorden richting stakeholders en toezichthouders. Feitelijk is dit voor iedere organisatie het jaarlijkse (compliance-)visitekaartje! Hoe hoger het vertrouwen is, hoe lager de assurance- en verantwoordingskosten zullen uitvallen.

Supportbook: marktleider op het gebied van testmanagement binnen de zorg

In 5 jaar tijd heeft Supportbook haar toegevoegde waarde binnen de zorg meer dan bewezen. Met een uitgebreid klantenbestand van ruim 60 zorgaanbieders (waarvan bijna 50 ziekenhuizen!), levert Supportbook dagelijks een enorme bijdrage aan de kwaliteit van de bedrijfsvoering in deze organisaties. Supportbook ondersteunt bijna 4000 gebruikers en heeft in 5 jaar tijd meer dan 400.000 tests / interne controles uitgevoerd ter verbetering van de kwaliteit in processen, systemen en IT-infrastructuur.

Door de kracht van Supportbook ook te benutten in het verantwoordingsproces van Horizontaal Toezicht, investeert elke organisatie direct in stabiliteit en professioneel compliance management! Supportbook kan vanaf heden namelijk worden uitgebreid met de module “maatregelen”. Door de aanschaf van deze module, biedt Supportbook gelijk de mogelijkheid om alle beheersmaatregelen, die opgesteld zijn in het kader van Horizontaal Toezicht, te testen en te controleren (aantoonbare werking). Vanuit één applicatie is de volledige verantwoording (fase E: Check + Act) geborgd rondom handmatige controles, IT dependent-, application- en soft controls.

Supportbook: met of zonder Horizontaal Toezicht Management Systeem (HTMS)

Supportbook kan (zoals hiervoor beschreven) stand alone worden ingezet tijdens het verantwoordingsproces rondom Horizontaal Toezicht, maar desgewenst ook worden geïntegreerd in het Horizontaal Toezicht Management Systeem (www.htmszorg.nl).

Het Horizontaal Toezicht Management Systeem is een volwaardige applicatie, die zorgaanbieders ondersteunt bij de eerste vier beschrijvende fases (stap A t/m D: Plan + Do). Door het Horizontaal Toezicht Management Systeem te gebruiken in combinatie met Supportbook, implementeert elke organisatie stap voor stap de overgang naar Horizontaal Toezicht, alsmede de volledige PDCA cyclus.

Informatiebeveiliging

Anno 2019 staat het thema informatiebeveiliging bij iedere organisatie hoog op de agenda. Zeker binnen de zorg is het ondenkbaar dat er niet veilig wordt omgegaan met (zeer) privacygevoelige gegevens. Het gebruik van veilige software en de samenwerking met betrouwbare leveranciers is belangrijker dan ooit. Zapphire ontwikkelt innovatieve SaaS-oplossingen en garandeert dat haar applicaties Supportbook en het Horizontaal Toezicht Management Systeem voldoen aan de hoogste standaard van informatiebeveiliging! Zapphire is al jaren ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd en beschikt over het predicaat “zeer veilig”, oftewel het hoogst haalbare niveau!

Robotic Process Automation

Robotic Process Automation klinkt nog als de toekomst, maar is al werkelijkheid binnen de applicatie Supportbook! Dat betekent dat organisaties met de applicatie Supportbook ook daadwerkelijk de toekomst in het hier en nu omarmen. Geautomatiseerd controleren draagt significant bij aan efficiënt controlemanagement en gaat ongetwijfeld ook binnen Horizontaal Toezicht veel impact hebben. Stel de mogelijkheden eens voor: geautomatiseerd een BI-tool raadplegen, automatisch controlerapporten in het ZIS/ EPD, c.q. een additioneel systeem als ValueCare controleren, om vast te stellen of de organisatie onder, op of boven de afgesproken norm presteert.

Referenties

Het gebruik van onze applicaties, is de belangrijkste graadmeter van ons succes. Supportbook en het Horizontaal Toezicht Management Systeem zijn ontwikkeld in samenwerking met diverse zorgaanbieders. Daar zijn we niet alleen trots op, maar we zijn er ook van overtuigd dat we met deze samenwerkingen simpelweg de beste producten kunnen (blijven) aanbieden.

Isala Zwolle, Carla Verheyen (projectleider Horizontaal Toezicht) over de aanschaf van het Horizontaal Toezicht Management Systeem en informatiebeveiliging: https://supportbook.nl/nieuws/ook-isala-kiest-voor-horizontaal-toezicht-management-systeem/

Franciscus Gasthuis & Vlietland maakt Excel volledig overbodig tijdens Horizontaal Toezicht: https://supportbook.nl/nieuws/sint-franciscus-vlietland-groep-start-2019-met-horizontaal-toezicht-management-systeem/

Per 2020 over op HT en grip op de verantwoording, die ambities realiseren de Santiz Ziekenhuizen met het Horizontaal Toezicht Management Systeem: https://supportbook.nl/nieuws/santiz-ziekenhuizen-starten-met-innovatief-horizontaal-toezicht-management-systeem/

Geautomatiseerd testen is een succes binnen het Martini Ziekenhuis: https://supportbook.nl/nieuws/martini-test-hix-geautomatiseerd-met-supportbook/

Meer informatie?

Wij verzorgen graag een demo op locatie. Bel 085-4848170 of stuur een email naar info@zapphire.nl
Uiteraard staat alle achtergrondinformatie ook vermeld op de websites: www.supportbook.nl en www.htmszorg.nl