Als overheidsinstelling of gemeente kan het testen van software van cruciaal belang zijn. Naast dat wet- en regelgeving met bepaalde eisen komen, is het ook van groot belang om ervoor te zorgen dat je systemen werken zoals ze zouden moeten. Dit was ook voor gemeente Almere een reden om te kiezen voor Supportbook. Rachel Niamut, functioneel beheerder bij gemeente Almere, vertelt meer over de samenwerking en de keuze voor onze test tool.

Waar liep gemeente Almere tegen aan?

“Voordat ik aan de slag ging bij gemeente Almere werkte ik bij een commercieel bedrijf. Daar kreeg ik al veel te maken met het testen van software”, vertelt Rachel. “Toen ik eenmaal aan de slag ging bij de gemeente Almere merkte ik op dat er veel verschillende systemen waren en dat resultaten onzorgvuldig werden verzameld. Mij werd uitgelegd hoe het uitvragen van resultaten bij key users werd gedaan. Het viel me op dat de structuur ontbrak. Resultaten werden verzameld in een excelbestand of met screenshots en gebruikers moesten handmatig genotificeerd worden over het testproces. Aan het einde van een periode stond een regressietest gepland, maar daaraan vooraf wil je alles goed kunnen testen. Dit ontbrak echter. Op dat moment was er niet veel aandacht voor het gehele testproces.”

Vanuit haar ervaringen uit het verleden stelde Rachel intern kritische vragen. “Ik was benieuwd of er al ooit was nagedacht over gestructureerd testen. Naar mijn mening moesten we alle stappen namelijk doorlopen: regressietesten, integratietesten en user acceptance testen bijvoorbeeld. Ik kreeg te horen dat er eerder al een onderzoek was gedaan naar de mogelijkheid voor het invoeren van een test tool. Maar vanwege een reorganisatie was dit stil komen te liggen. Na enkele gesprekken en overwegingen hebben we ze intern kunnen overtuigen om een gestructureerd testproces op te zetten. Na releases kregen we vaak te maken met bugs. Auditors waren niet tevreden omdat ze niet konden zien wat er getest werd en resultaten niet goed geborgd en bewaard werden. We moesten op zoek naar een structurele oplossing.”

Hoe is gemeente Almere bij Supportbook terecht gekomen?

“We hebben een lijst gemaakt met alle voors en tegens van verschillende partijen. Hieruit bleek dat Supportbook het beste aansloot bij onze wensen”, gaat Rachel verder. “We hebben contact opgenomen met Supportbook en zijn al snel aan de slag gegaan met een pilot. We hebben deze pilot uitgerold binnen een van de applicaties waarover de auditors niet tevreden waren. Uiteindelijk hebben we drie maanden mogen testen met Supportbook. We zijn begonnen met een test vroeg in de pilot, een soort nulmeting. Hierbij hebben we verschillende testgevallen opgezet: hoe vinden gebruikers Supportbook? Is het te doen of niet? Etcetera. Hieruit bleek dat key users meteen enthousiast waren. Supportbook zet de testgevallen en scripts klaar, waarna de users snel aan de slag kunnen.”

Hoe heeft Supportbook kunnen helpen?

“Na de pilot waren we erg enthousiast. We konden goed zien welke stappen waren doorlopen en welke bevindingen uit het testproces kwamen. In Supportbook kun je ook aangeven of een bevinding ‘niet oké’ is. Als tester kun je dan een opmerking plaatsen of toelichting geven. Dit helpt de functioneel beheerder om snel analyses uit te kunnen voeren. Voorheen kregen we niet altijd genoeg informatie, maar nu zie je het testgeval, de ondernomen stappen en waar het mis gaat. Inclusief toelichting vanuit de tester. Het proces is makkelijk en snel te analyseren en fouten zijn eenvoudig te ontdekken.

Daarnaast kunnen we ook de voortgang van het testproces goed bewaken. Voorheen bleven notificaties of terugkoppeling vaak uit. We moesten dan handmatig een mail sturen aan de testers dat ze aan de slag konden. Nu we met Supportbook werken kunnen we gemakkelijk een overzicht krijgen, statistieken inzien, volgen wat je hebt uitgevraagd, de voortgang van het testproces inzien en reminders instellen. Zo hoef je niet iedere keer handmatig een reminder te sturen. Dit scheelt erg veel tijd en moeite. Het neemt veel uit handen voor onze functioneel beheerders. Het enige wat wij nu nog hoeven te doen is het checken van de fouten en hierop actie ondernemen.”

Met welke oplossing zijn we aan de slag gegaan?

Het enthousiasme na de pilot bleek groot. Gemeente Almere ging dan ook snel aan de slag met Supportbook. “We zagen een gestructureerde test tool en testmanagement als een echte must. Na de pilot namen we dus 75 licenties af”, gaat Rachel verder. “We wilden zekerheid voor de komende jaren en voorkomen dat we onnodige inspanningen moeten doen om testresultaten te verzamelen. De test tool Supportbook sloot hier perfect bij aan.

Ook zijn we gaan onderzoeken hoe we testmanagement structureel een plek konden geven in onze organisatie. Hier wilde Supportbook ook graag in meedenken. Bij iedere release wil je namelijk goed testen. En daar heb je een tool als Supportbook voor nodig. We hebben dankzij en samen met Supportbook voor bewustwording binnen de hele organisatie gezorgd. Ze hebben ons dus niet alleen een tool geleverd, maar ook de urgentie van het testen van software duidelijk gemaakt.”

Wat was het uiteindelijke resultaat?

Na een samenwerking van 1,5 jaar met Supportbook ziet gemeente Almere al enkele grote verschillen:

Verhoogde kwaliteit

“Allereerst is onze kwaliteit van testen verhoogd. Je kunt je als functioneel beheerder meer focussen op de functionaliteit. Gebruikers zijn daarnaast kritischer omdat het proces stapsgewijs is uitgewerkt. Ze hoeven niet zelf na te denken wat het resultaat zou moeten zijn. Het testproces is uitgebreider en beter uitgevoerd, waardoor we na een ‘go-live’ minder incidentmeldingen krijgen.”

Bewustwording is verhoogd

“De bewustwording die miste bij onze key users is nu veel hoger. Dit omdat ze worden betrokken bij het testproces. Onze key users gaan er nu echt voor zitten en kijken kritisch of iets klopt en of verwachte resultaten behaald worden. Ze staan iets langer stil bij wat ze doen en denken actief met ons mee.”

Meer structuur

“Omdat wij nu werken met Supportbook zien we dat de structuur van testen is verbeterd. Onze handen jeuken al wanneer we op hoger niveau patches en releases zien die nog resulteren in bugs. We zien dat dit opgelost kan worden als zij Supportbook zouden gebruiken. Supportbook weet wat er uitgevraagd moet worden en welke afdelingen aangehaakt moeten worden. Door dit in één overzicht te bewaren creëer je meer rust in je testproces en dus meer structuur.”

Minder omkijken naar de voortgang

“Eigenlijk hoeven we alleen nog maar iets te doen wanneer er een bevinding gedaan wordt. Als iets als ‘oké’ of ‘succesvol’ wordt bevonden, hoeven we er niet naar om te kijken. Hierdoor kunnen we ook beter plannen, wat ook in Supportbook kan. Voor een ‘go-live’ bekijken we nog eenmaal de bevindingen en checken we of alles goed staat.”

Hoe verliep en loopt de samenwerking?

“We zijn superenthousiast over onze samenwerking. We hebben intern een enquête uitgezet onder alle testers en hieruit bleek dat iedereen positief was over Supportbook. Ze wilden graag dat we het zouden doorpakken over de hele organisatie. Onze auditors bleken ook meer dan tevreden. Met die positieve feedback hebben we onze manager weten te overtuigen om door te pakken.

Supportbook is altijd goed bereikbaar en de pilot was snel opgestart. De accounts werden aangemaakt  en onze testers konden we ook meteen toevoegen. Het was allemaal vrij simpel. We hebben voor de pilot een walkthrough gehad en een introductie in het programma. Alles bleek echter voor zich te spreken. We hadden weinig begeleiding nodig om het programma te leren kennen. Als we vragen hadden konden we natuurlijk altijd bij Supportbook terecht, maar de tool was in verhouding tot andere programma’s relatief makkelijk te leren en door te voeren. Ook konden we de testgevallen die we al hadden makkelijk in laten lezen, waardoor de tool snel in te voeren en te gebruiken was. We konden alles bijna binnen een dag optuigen.

Supportbook dacht ook graag met ons mee als strategisch partner. Er zat een periode tussen de pilot en het afnemen van licenties. Dit kwam door het ingewikkelde en langdurige proces van doorvoeren van nieuwe tools binnen een gemeente. We moesten dus enkele keren om uitstel vragen. Dit was voor Supportbook echter nooit een probleem. Ze zagen dat we voordelen haalden uit het programma en wilden dus graag meewerken om de pilot een tijdje te verlengen. Naast dat de tool dus erg praktisch en handig is, word je ook echt geholpen door Supportbook. Wij zijn helemaal tevreden!”